Sudaryti viešojo pirkimo-pardavimo sutartį nėra taip paprasta kaip skamba. Tai nėra vien tik susitarimas ir sutarties pasirašymas. Šis procesas ilgas, painus, o jį reglamentuoja Viešųjų pirkimų įstatymas. Valstybės/savivaldybės valdymo institucija ar viešasis/privatusis juridinis asmuo (atitinkantis tam tikrus keliamus reikalavimus) norėdami įsigyti prekių ar paslaugų privalo skelbti viešųjų pirkimų konkursą.
Šio proceso tikslas suteikti lygias galimybes visoms įmonėms bei juridiniams asmenims parduoti savo prekes ar paslaugas valstybei. Taip pat, vykdant viešuosius pirkimus siekiama racionaliai naudoti biudžeto lėšas, skirtas reikiamų prekių ar paslaugų įsigijimui, užtikrinti jų kokybę bei sudaryti sutartis su patikimais prekių ar paslaugų tiekėjais.
Viešųjų pirkimų konkursų dalyviams ir jų prekėms bei paslaugoms yra keliami tam tikri reikalavimai, kurie pateikiami konkretaus prikimo dokumentuose. Siekiant Bendrijoje įveikti su kalba susijusias kliūtis, buvo taikomos direktyvos suderinti viešųjų sutarčių sudarymo tvarką – tai yra sukurtas bendras viešųjų pirkimų žodynas (BVPŽ). Jo pagalba, pagal bendrą klasifikavimo sistemą, buvo standartizuotos nuorodos, kurias naudoja susitariančiosios institucijos ir subjektai, apibūdindami sutarties dalyką – prekę ar paslaugą. BVPŽ pateikiami Bendrijos oficialiomis kalbomis vienodi prekių aprašymai ta pačia atitinkamų raidinių skaitmeninių kodų tavrka.
Trumpai tariant, perkančioji organizacija apibūdindama reikiamas paslaugas ar prekes naudoja tiksliausią jų numatyto objekto kodą, kuris aprašytas BVPŽ. Taip palengvinama konkursų paieška tiekėjams, suvienodinama ir aiškiai apibūdinama perkama prekė ar paslauga viešųjų pirkimų sutartyse.
Bet tai tik lengviausia viešųjų pirkimo dalis. Pasibaigus konkursui perkančioji organizacija siūlo pasirašyti sutartį labiausiai reikalavimus atitinkančiam ir geriausią kainą siūlančiam tiekėjui. Su šia įmone pasirašomi pirkimo dokumentai, kuriuose nustatomi paslaugos kokybės reikalavimai ir apibrėžiamos taisyklės, kurios galioja tiek pirkimo, tiek vykdymo procesams.
