„Apskaitos dokumentai“ – tai popierinės arba elektroninės pažymos, įrodančios ūkines operacijas ar ūkinius įvykius ir kuriose yra rekvizitai, leidžiantys identifikuoti ūkines operacijas ar ūkinius įvykius. Juos galima klasifikuoti pagal formą, paskirtį, laikotarpį, vietą, duomenų diapazoną ir kitas charakteristikas. Ši klasifikacija padeda geriau suprasti įvairių tipų dokumentų privalumus ir trūkumus bei pasirinkti įmonei tinkamiausią formatą.
Pagal formą dokumentas skirstomas į pavyzdinę formą, specialią formą ir laisvą formą. Pagal paskirtį dokumentai skirstomi į administracinius, priežastinius, apskaitos ir kombinuotus. Pagal paruošimo ciklą bylos skirstomos į vienkartines ir kaupiamasias bylas. Pagal duomenų apimtį dokumentas skirstomas į pirminį ir suvestinį. Pagal rengimo vietą dokumentai skirstomi į vidinius ir išorinius dokumentus. Pagal apskaitos pozicijų skaičių byla skirstoma į vienos eilutės ir kelių eilučių.
Jei nėra aiškios ir patvirtintos šio turto vidinės apskaitos, neįmanoma pagrįstai ir tiksliai vesti ilgalaikio turto apskaitos
Todėl įmonė atsižvelgia į savo informacinius poreikius (apskaitos duomenų detalumo laipsnį), pasirinktą ekonominę strategiją (nusidėvėjimo norma, būdas, įsigijimo riba, didesnė nei turtas priskiriamas ilgalaikiam turtui), taip pat kaip turto apsaugos ir vidaus kontrolės reikalavimai (pajamų pripažinimas ir nurašymas, kontrolės perdavimas iš vieno padalinio kitam ir kt.) turi suformuoti savo vidinį ilgalaikio turto apskaitos modelį. Pagal šį modelį pildomi ir reikalingi ilgalaikio turto apskaitos dokumentai. Taip pat svarbu laiku ir teisingai fiksuoti ilgalaikio turto sandorius finansinėje apskaitoje, nes tai turi tiesioginės ir ilgalaikės įtakos įmonės veiklos rezultatams-pelnui ir nuostoliams. Skolos – viena iš turto rūšių. Jos susidaro įmonei išsimokėtinai parduodant prekes, teikiant paslaugas, skolinant pinigus, mokant avansu ir pan. pagal savo pobūdį skolos finansinėje apskaitoje skirstomos į prekybines, finansines, kitas skolas, pagal apmokėjimo terminą – į trumpalaikes ir ilgalaikes. Tuo tarpu pirminių apskaitos dokumentų požiūriu šis klasifikavimas nėra svarbus. Skolų įmonei apskaitos dokumentų formos ir jų naudojimas griežtai nereglamentuoti norminių dokumentų. Skolų apskaitos dokumentai yra daug kuo panašūs į įsipareigojimų apskaitos dokumentus, o jų pasirinkimas ir forma priklauso nuo įmonės veiklos pobūdžio, organizacinės struktūros, apskaitos organizavimo būdo. Be to, su kasos operacijų apskaita susiję ir kiti dokumentai: Dingusių specialiųjų apskaitos dokumentų blankų aktas, Mokėjimo žiniaraštis (naudojamas vietoj kasos išlaidų orderio), Kasos pajamų orderių perdavimo aktas ir kt.
Atsargų apskaitos dokumentai
Atsargų apskaita apima viso materialiojo turto (žaliavų, perpardavimo prekių, statybinių medžiagų ir kt.), laikomo įmonės sandėlyje, apskaitą. Atsargų apskaita yra sunkiai reglamentuojama sritis, tačiau ji labai svarbi valdymo apskaitoje ir produkcijos gamybos ar pardavimo savikainos apskaičiavime bei įmonės vidaus kontrolėje (plėšimų prevencijai). Todėl kiekvienoje įmonėje ji gali būti diegiama skirtingai, prisitaikant prie konkrečių įmonės konkrečios veiklos aplinkybių ir vidaus kontrolės organizavimo. Dažniausiai nesiskiria pagrindinių apskaitos dokumentų forma ir jų apimtis, tarpusavio ryšiai, sąveika su kitų apskaitos barų čekiais ir registrais. Dar vienas reikšmingas reikalavimas keliamas sandėlyje saugomų atsargų apskaitai – sandėlyje draudžiama laikyti nedokumentuotas atsargas, t.y. tas, kurios neįtrauktos į apskaitą bei kurių įsigijimas ar laikinas saugojimas nepagrįstas atitinkamais pirminiais dokumentais. Pagaliau sandėlio apskaitos dokumentai, kaip ir visa apskaitos sistema, yra informacinis pagrindas įmonės valdymo sprendimams priimti, todėl atsargų apskaitos dokumentai ir registrai turi būti taip suprojektuoti ir tarpusavyje susisieti, kad valdytojai gautų pakankamai duomenų racionaliam atsargų naudojimui ir įsigijimui kontroliuoti, o apskaitos vedimo išlaidos neviršytų jos teikiamos naudos.
